Proyecto

 Una definición de “proyecto” que ha tomado gran difusión en los últimos años dice: “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Podemos agregar que para el logro del producto, que tiene un destinatario, es necesario realizar múltiples actividades interrelacionadas y aplicar recursos humanos y materiales de variadas fuentes; todo esto con un cierto nivel de incertidumbre en cuanto tanto a la tarea como a la interacción sistémica.

Analizando la definición podemos destacar las siguientes características:

• Esfuerzo temporal, naturaleza finalista. La noción de temporalidad implica la existencia de un ciclo de vida acotado, mucho más corto que el correspondiente al de la empresa en marcha.
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• Se lleva a cabo para crear un producto. El proyecto tiene un objetivo que lograr, bien sea éste obtener un producto o proveer un servicio (en adelante “producto”, objeto del proyecto).
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• Propósito único. El producto de cada proyecto es único. Puede haber productos similares, pero no iguales. Si bien podemos encontrar semejanzas en, por ejemplo, la instalación de un cierto software de gestión, aun en el caso de idéntica customización, la singularidad estará dada por la variación en los usuarios, en el entorno y en las características de la organización.
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• Para alcanzar el objetivo es necesario desarrollar múltiples actividades, cada una con una meta en si misma.
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• Destinatario. Alguien (individual o plural) espera recibir el fruto del proyecto.
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• Las tareas están interrelacionadas. Algunas tareas no pueden realizarse sin terminar otras (se encuentran interrelacionadas), o pueden ejecutarse en paralelo con otras o compiten entre sí por los mismos recursos. Un proyecto es un sistema en sí mismo, complejo por naturaleza.
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• Aplicación de recursos de múltiples fuentes. Para obtener el producto es necesario aplicar recursos humanos y físicos. Mientras que los recursos humanos corresponden a la aplicación de tiempo para el desarrollo del proyecto, los recursos físicos pueden ser insumos, activos o participar temporalmente en el logro del proyecto. En tal sentido es posible que ciertos recursos físicos se conviertan en “insumos” del proyecto (por ejemplo, los cables de un proyecto de tendido de una LAN), otros se entreguen como “activos” (por ejemplo, los routers y otros elementos que conformen la LAN) o que se apliquen transitoriamente (por ejemplo, un analizador de protocolo utilizado para ver la calidad en la construcción de la LAN).
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• Incertidumbre. El objetivo del proyecto, en tanto idealizado y no realizado, resulta estimado, esperado, incierto, y, por lo tanto, incorpora un determinado nivel de incertidumbre en cuanto a su concreción tal como se idealizó. 

Vemos una cierta relación entre el esquema de gestión de proyectos y la metodología de desarrollo de sistemas que se aplique.

Al respecto, podemos anticipar que las metodologías de desarrollo de sistemas atienden cuestiones y artefactos específicos para el desarrollo de sistemas, independientemente de las cuestiones de control de proyectos.

Durante la realización del proyecto se deben atender ambas cuestiones (gestión del proyecto y metodología de desarrollo), las que se complementan. 

Si bien existen algunas diferencias en cuanto a terminología, podemos afirmar que todo proyecto pasa, dependiendo del objetivo, conceptualmente por las siguientes fases o etapas secuenciales:

• Definición de límites y alcances, y estudio de factibilidad (esta etapa, siguiendo nuestro enfoque, es parte integrante de la priorización para el armado del plan de proyectos).
• Organización y planeamiento.
• Ejecución y control.
•  Análisis y diseño 
•  Adquisición, construcción y prueba
•  Puesta en marcha
• Finalización.

La imposibilidad natural de realizar un plan detallado desde la definición misma del proyecto provoca la existencia inevitable de variaciones (positivas y negativas) entre el producto esperado y el alcance final alcanzado, la fecha de finalización planeada y la real, y el costo estimado y el realmente incurrido.

Esto determina la existencia de tres ejes sobre los cuales se mueve todo proyecto.

Ellos son:

• Alcance
• Plazos
• Costos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 Mientras que la priorización de proyectos tiene como objetivo la eficacia en la selección para ejecutar así los proyectos o el conjunto de proyectos que agreguen el mayor valor a la organización, la administración de proyectos tiene como objetivo la eficiencia en la generación del producto objetivo, es decir, lograr el producto esperado con el menor costo.

El conjunto de proyectos que constituye el plan de proyectos es conocido como “portafolio de proyectos”.

En algunos casos, ante la existencia de proyectos interdependientes, –debido a esa interdependencia (que puede originarse por complementariedad de objetivos, personal crítico compartido, entorno geográfico o comercial similar, etcétera) se considera que resulta oportuno una coordinación en la ejecución– ese conjunto de proyectos se agrupa en un “programa de proyectos”, o “programa”, con una dirección unificada o coordinada, con el objetivo de facilitar la coordinación, por ejemplo, resolviendo restricciones de recursos y coordinando secuencias de actividades.

Conceptualización de proyectos en el ámbito de los SI/TICs)

Los proyectos pueden ser más o menos extensos e incluir o no, según sea su objetivo, actividades tales como desarrollo o selección de software, instalación de hardware u otros. 

Como ejemplos de proyectos podemos mencionar:

La selección de un software de gestión.

• La adaptación y puesta en marcha de un software de gestión.
• Las dos actividades antes descritas.
• La mudanza de un centro de cómputos.
• La instalación de una red de área local.
• La implementación de una red privada virtual.
• El desarrollo de un sistema de contabilidad.
• La instalación de terminales y un nuevo sistema.
• Un proyecto mixto, por ejemplo, para instalar una nueva sucursal, que incluya la coordinación de la obra arquitectónica, la provisión de muebles, la instalación de una LAN vinculada a una VPN, la instalación de equipos y software, la capacitación de usuarios y la puesta en marcha (que podría tratarse como un “programa” de proyectos).

Administración de Proyectos y Recursos informáticos

 Una vez que la estrategia se encuentra establecida, resta ponerla en práctica. Esto se logra mediante la gestión de los colaboradores y los recursos materiales (dinero, recursos tecnológicos, aplicación de dinero para la obtención de servicios y recursos tecnológicos).

Podemos conceptualizar dos tipos de actividades en la gestión: las operaciones y los proyectos.

Cuando mencionamos “operación” estamos hablando del funcionamiento de la actividad diaria, es decir, en nuestro caso, que los sistemas de información se encuentren funcionando sin inconvenientes. Al hablar de proyectos estamos considerando un objetivo a alcanzar, por ejemplo, implementar un nuevo sistema, cambiar un servidor, abrir una sucursal.

Las principales diferencias que se presentan entre la gestión de operaciones y la de proyectos se destacan en la siguiente tabla:

GESTIÓN DE OPERACIONES

El objetivo de la gestión de operaciones es que los sistemas de información se encuentren funcionando sin inconvenientes para permitir su utilización por todos los usuarios, locales y remotos, en su actividad diaria para llevar a cabo los negocios.

En tal sentido, las reglas de una buena administración son las que corresponde aplicar, incluyendo procesos de calidad y la implementación de un conjunto de indicadores que permita a la dirección tener control efectivo de las operaciones de las distintas áreas.